¿Qué es el plan de acción?
El primer paso para su uso es la comprensión de su concepto, después de todo, hay varios modelos, herramientas de soporte y formas de construirlo. Es una herramienta de administración que enumera, en temas, qué acciones son necesarias para lograr un objetivo.
Esto te permite dividir el objetivo central de una empresa en una variedad de tareas, organizarlas cronológicamente y determinar quién será responsable de realizarlas, por cuánto tiempo, con qué recursos y presupuesto.
Es una herramienta muy utilizada y, por lo tanto, muchas aplicaciones y sistemas se desarrollaron con sus principios de organización y responsabilidad compartida.
Todoist
Con esta aplicación, es posible registrar equipos y tareas en un calendario que organiza actividades, indica quién es responsable de completarlas y permite la inclusión de archivos adjuntos que son cruciales para la consecución de un plan de acción.
Por lo tanto, si una empresa decide crear un plan de acción para un evento que se realizará, puede enumerar:
quién será responsable de la gestión;
indicar los plazos para completar cada paso;
adjuntar presupuesto del proveedor;
establecer plazos para la toma de decisiones, entre otros detalles.
Trello
También muy conocido, Trello tiene la misma funcionalidad que Todoist y otras soluciones. Te permite determinar si el paso se ha completado o no, crear alarmas sobre el enfoque de una fecha límite, así como diferentes clasificaciones para las tareas.
Es decir, un gerente puede crear listas y planes de acción para diferentes aspectos de su vida, profesional o personal, y administrarlo todo en una sola aplicación de manera organizada y eficiente.
Podríamos citar otras aplicaciones, como Schedule Planner y Evernote. Además de la organización de acciones, aseguran la productividad de las personas involucradas.
¿Cuáles son los principales beneficios del plan de acción para las empresas?
El plan de acción brinda excelentes resultados al negocio, incluso si se usa para organizar sólo las acciones de su gerente, por ejemplo. Entre sus ganancias, podemos enumerar:
Se dividen objetivos más grandes en pasos más pequeños
Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional.
Esto se debe principalmente a que las pequeñas victorias son atractivas y hacen que el profesional vea sus actividades con más control sobre las dificultades y desafíos del momento.
Se organizan plazos y prioridades
Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, y tenerlas todas asignadas le permite al gerente determinar la orden de ejecución con mayor precisión. Por lo tanto, el progreso del plan se optimizará, evitando retrabajos o demoras.
Se elige al profesional más capaz para cada función
El uso del plan de acción y la consecuente segmentación de tareas, asegura que la empresa también pueda determinar las responsabilidades de cada miembro de su equipo de acuerdo con sus especialidades.
Además, deja en claro a todos los empleados con qué responsabilidades deben trabajar, así como la comprensión de los pasos de los cuales depende el éxito de sus ejecuciones. Esto crea una sensación de compromiso con el trabajo en equipo.
Se organiza la rutina
Los planes de acción también se pueden utilizar para tareas recurrentes de una empresa. Puede ser utilizado, por ejemplo, por una agencia de Marketing Digital que quiera determinar qué primeras acciones en medios digitales y redes sociales deben programarse para sus nuevos clientes.
Usando aplicaciones como Todoist, puedes crear diferentes equipos, determinar qué equipos serán responsables de impulsar acciones para cada cliente, qué acciones deben tomarse y replicar este modelo cada vez que se cierren nuevos contratos.
¿Cómo hacer un plan de acción?
Para hacer un buen plan de acción o evaluar qué aplicaciones y herramientas son más compatibles con la dinámica empresarial, es importante comprender cuáles son sus pasos y su proceso.
Planificación de la acción
El primer momento del plan es determinar todas las acciones requeridas para la ejecución del proyecto.
Por lo tanto, si el objetivo es duplicar las ventas, el requisito básico de la encuesta es enumerar las necesidades, como:
-la formación de equipos,
-el reclutamiento,
-el intercambio de maquinaria,
-elaborar un buen plan de contenidos para la correcta aplicación del Marketing de Contenidos,
-la organización de campañas en Google Ads,así como otros cambios involucrados.
-Ejecución y seguimiento de acciones
En estas fases, se determinan los responsables de ejecutar cada tarea, el tiempo de entrega, los elementos que serán necesarios para su ejecución, entre otros aspectos.
Puede usar hojas de cálculo de Excel tradicionales, Google Calendar o aplicaciones de productividad como las de los temas anteriores.
Sin embargo, en cada etapa completada, el monitoreo notificará el comienzo de la siguiente fase, asegurando que el cronograma se complete con éxito.
Conclusión y análisis de resultados
Con el final del plan de acción, es necesario evaluar los resultados, qué puntos podrían haberse mejorado en la estrategia, así como si el modelo puede replicarse en proyectos similares en el futuro. Esto asegurará la estandarización y optimización de acciones futuras.
Un plan de acción puede traer resultados significativos en la optimización de costos, un mejor servicio y relaciones con los clientes, y, por supuesto, productividad y ventas para el negocio. También se puede utilizar como base para estrategias de marketing.
